Formation Astuces Word et Outlook pour gagner du temps
Niveau Avancée

Les secrétaires et assistants administratifs utilisent quotidiennement Word et Outlook, mais exploitent rarement tout leur potentiel.

Cette formation intensive s’adresse aux utilisateurs intermédiaires souhaitant optimiser leurs méthodes de travail, automatiser certaines tâches et structurer efficacement leurs documents et communications.

À travers des démonstrations avancées et des exercices pratiques directement applicables, vous apprendrez à créer des modèles professionnels, automatiser des réponses, exploiter les styles, maîtriser le publipostage avec base client structurée et paramétrer Outlook pour un gain de temps significatif.

L’objectif est clair : réduire les tâches répétitives, sécuriser les pratiques documentaires et améliorer la productivité administrative.

À l’issue de la formation, les participants seront en mesure de :

• Maîtriser les raccourcis clavier avancés dans Word et Outlook
• Structurer un document professionnel à l’aide des styles et modèles
• Créer et exploiter des documents modèles (.dotx)
• Mettre en place des signatures électroniques professionnelles
• Créer des réponses standard et les transformer en signatures réutilisables
• Paramétrer les options de correction automatique et le dictionnaire personnalisé
• Utiliser la fonction “Rechercher / Remplacer” de manière avancée
• Créer un publipostage à partir d’un fichier client structuré sous Excel
• Automatiser le classement et la gestion des e-mails dans Outlook

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Formation Astuces Word et Outlook pour gagner du temps
Niveau Avancée

PROGRAMME DE LA FORMATION

Optimisation immédiate : raccourcis et productivité

• Raccourcis clavier essentiels et avancés Word
• Raccourcis Outlook peu connus
• Personnalisation rapide de la barre d’outils
• Accès rapide et commandes personnalisées

Structuration professionnelle des documents Word• Gestion avancée des styles
• Hiérarchisation et navigation
• Création d’en-têtes et pieds de page dynamiques
• Insertion de filigrane
• Utilisation des sections
• Table des matières automatique

Modèles et automatisation documentaire

• Création de documents modèles (.dotx)
• Enregistrement au format modèle
• Utilisation des QuickParts
• Champs automatiques (date, référence, propriétés)
• Création de réponses types intégrées dans Word

Correction intelligente et gain de temps rédactionnel

• Paramétrage de la correction automatique
• Création d’un dictionnaire personnalisé
• Fonction “Rechercher / Remplacer” avancée
• Remplacements automatisés
• Gestion des symboles et caractères spéciaux

Publipostage professionnel avec base client Excel

• Création d’un tableau client structuré
• Bonnes pratiques de gestion des données
• Introduction aux tableaux dynamiques
• Liaison Word / Excel
• Création de courriers personnalisés
• Génération d’étiquettes et enveloppes
• Vérification et fusion finale

Outlook – Automatisation et organisation avancée

• Création et gestion des signatures électroniques
• Création de réponses standard transformées en signatures
• Étapes rapides (QuickSteps)
• Règles automatiques de classement
• Catégories et indicateurs
• Gestion avancée du calendrier

Méthodologie d’optimisation administrative

• Organisation des modèles d’entreprise
• Structuration des dossiers
• Réduction des tâches répétitives
• Mise en place d’une routine numérique efficace

Méthode pédagogique

La formation repose sur une pédagogie active, participative et centrée sur la pratique.
Elle vise l’acquisition de compétences concrètes à travers :

• Pédagogie active et participative : apports théoriques, démonstrations et mises en pratique
• Études de cas et exemples concrets issus de situations réelles
• Exercices pratiques directement applicables
• Échanges collectifs et retours d’expérience
• Quiz et évaluations formatives tout au long de la formation

Cette méthode favorise l’autonomie, la compréhension des usages métiers et la transposition dans le contexte professionnel réel.

Moyens pédagogiques

Les moyens pédagogiques mis en œuvre pour assurer la formation sont les suivants :

• Poste informatique personnel par participant(e)
• Avoir un abonnement Microsoft Office 365 ou avoir le Pack Office : Word, Excel et Outlook d’installé sur l’ordinateur
• Supports pédagogiques numériques remis en fin de formation (guide, fiches mémo, checklists)
• Exercices pratiques et études de cas
• Vidéoprojecteur ou écran partagé pour les démonstrations
• Connexion internet nécessaire aux outils

Nous contacter

Les cours ont lieu de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30.
Les participants sont accueillis à partir de 8h45.

Cette formation peut être financée selon votre situation :

• Autres dispositifs selon éligibilité
• Plan de développement des compétences
• OPCO
• Fonds propres
• Collectivités territoriales

Vous avez un besoin spécifique d’accessibilité ? Contactez-nous à l’adresse suivante : formation@numethis.com pour étudier au mieux votre demande et sa faisabilité.