Formation Outlook – Perfectionnement

Quand le volume d’e-mails augmente, les méthodes manuelles deviennent inefficaces. Outlook propose des fonctionnalités avancées pour automatiser le tri, standardiser les réponses et fiabiliser l’organisation du travail. Cette formation vous apprend à mettre en place des règles pertinentes, utiliser les QuickSteps, créer des signatures efficaces, optimiser les vues et exploiter le calendrier de manière avancée. L’objectif est de réduire la charge mentale, accélérer le traitement et améliorer la qualité de communication.

À l’issue de la formation, les participants seront en mesure de :

• Concevoir une stratégie de tri efficace et stable
• Créer des règles multi-conditions et les maintenir
• Mettre en place des QuickSteps pour automatiser les actions
• Standardiser signatures et réponses types
• Optimiser le calendrier (réunions, disponibilités, délégations)
• Améliorer la recherche et l’archivage à long terme

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Formation Outlook – Perfectionnement

PROGRAMME DE LA FORMATION

Diagnostiquer et optimiser sa messagerie

• Volume, irritants, objectifs
• Vues, dossiers, favoris
• Méthode de classement durable

Automatiser le tri

• Règles simples vs avancées
• Conditions, exceptions, priorités
• Maintenance et bonnes pratiques

Accélérer avec QuickSteps

• Scénarios d’usage (classer, répondre, transférer)
• Construction et test
• Standardisation des gestes

Standardiser la communication

• Signatures par compte
• Réponses types et modèles
• Bonnes pratiques de pièces jointes

Calendrier avancé

• Réunions efficaces et disponibilités
• Délai d’envoi et planification
• Partage, délégation, boîtes partagées (bases)

Pérenniser l’organisation

• Archivage et recherche avancée
• Check-list qualité
• Plan d’actions personnel

Méthode pédagogique

La formation repose sur une pédagogie active, participative et centrée sur la pratique.
Elle vise l’acquisition de compétences concrètes à travers :

• Pédagogie active et participative : apports théoriques, démonstrations et mises en pratique
• Études de cas et exemples concrets issus de situations réelles
• Exercices pratiques directement applicables
• Échanges collectifs et retours d’expérience
• Quiz et évaluations formatives tout au long de la formation

Cette méthode favorise l’autonomie, la compréhension des usages métiers et la transposition dans le contexte professionnel réel.

Moyens pédagogiques

Les moyens pédagogiques mis en œuvre pour assurer la formation sont les suivants :

• Poste informatique personnel par participant(e)
• Avoir un abonnement Microsoft Office 365 ou avoir Outlook installé sur l’ordinateur
• Supports pédagogiques numériques remis en fin de formation (guide, fiches mémo, checklists)
• Exercices pratiques et études de cas
• Vidéoprojecteur ou écran partagé pour les démonstrations
• Connexion internet nécessaire aux outils

Nous contacter

Les cours ont lieu de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30.
Les participants sont accueillis à partir de 8h45.

Cette formation peut être financée selon votre situation :

• Autres dispositifs selon éligibilité
• Plan de développement des compétences
• OPCO
• Fonds propres
• Collectivités territoriales

Vous avez un besoin spécifique d’accessibilité ? Contactez-nous à l’adresse suivante : formation@numethis.com pour étudier au mieux votre demande et sa faisabilité.